En anteriores artículos, hablábamos de la importancia de la comunicación como elemento esencial en el esquema de cualquier compañía. Está claro que sin comunicación es imposible sobrevivir y crecer en el mercado o el entorno social en el que nuestra institución se relaciona. Sin embargo, teniendo eso claro, ¿cómo empezamos a abordarla? ¿Cuál debe ser el punto de partida? No todo es tan fácil como parece. Como todo departamento, nuestro gabinete debe funcionar en base a un conjunto de ideas que nos sirvan de base. Pero, ¿cuáles van a ser esos pilares? El conocido como ‘plan de comunicación’ va a responder a todas esas preguntas.
El plan de comunicación es un documento que recoge las políticas, estrategias, recursos, objetivos y acciones de comunicación, tanto internas como externas, de una organización. Sin embargo, este no siempre existe. En muchas ocasiones, vamos a tener que elaborarlo, es decir, sentar esas bases que nos van a permitir tener claro qué queremos comunicar, cómo y con qué herramientas.
El primer paso para comenzar a desarrollar un plan de comunicación es realizar un análisis de la situación a través de lo que denominamos documento DAFO: un estudio de las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Las debilidades y fortalezas van a hacer alusión a las cosas que debemos mejorar y los puntos fuertes de la propia organización, mientras que las amenazas y oportunidades van a referirse a los peligros y opciones de mejora de la institución respecto a lo que le rodea. El DAFO nos permitirá saber si la comunicación ya existente es efectiva y qué debemos mejorar.
El siguiente paso será la creación de un mapa de públicos o stakeholders. Si por ejemplo, estuviésemos hablando de una institución educativa, podrían ser grupos de interés los estudiantes, el personal docente y de investigación, familiares, egresados o proveedores, entre otros.
Ahora sí, con todo lo recopilado y en base a la estrategia empresarial, el gabinete podrá comenzar a definir lo que necesita comunicar, a través de qué canales, con qué periodicidad y utilizando qué tipo de mensajes. Así, el documento base de toda nuestra comunicación estará listo.